POLÍTICAS DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

ASOCIACIÓN DE RESIDENTES BARRIOS BELLA SUIZA Y GINEBRA

 

CONTENIDO

  1. BASE LEGAL Y ÁMBITO DE APLICACIÓN
  2. DEFINICIONES
  3. AUTORIZACIÓN DE LA POLÍTICA DE TRATAMIENTO
  4. RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO
  5. TRATAMIENTO Y FINALIDADES DE LAS BASES DE DATOS
  6. PRINCIPIOS
  7. FINALIDADES Y TRATAMIENTO AL CUAL SERÁN SOMETIDOS LOS DATOS PERSONALES
  8. DERECHOS DE LOS TITULARES
  9. ATENCIÓN A LOS TITULARES DE DATOS
  10. DATOS SENSIBLES
  11. DATOS DE MENORES DE EDAD
  12. DEBERES DE ASOCIACIÓN DE RESIDENTES DE LOS BARRIOS BELLA SUIZA Y GINEBRA
  13. TRANSFERENCIA DE DATOS A TERCEROS PAÍSES
  14. VIGENCIA

 

  1. BASE LEGAL Y ÁMBITO DE APLICACIÓN

La política de tratamiento de la Información se desarrolla en cumplimiento de los artículos 15 y 20 de la Constitución Política; de los artículos 17 literal k) y 18 literal f) de la Ley Estatutaria 1581 de 2 012, por la cual se dictan disposiciones generales para la Protección de Datos Personales (LEPD); y del artículo 13 del Decreto 1377 de 2.013, por el cual se reglamenta parcialmente la Ley anterior.

La ASOCIACIÓN DE RESIDENTES BARRIOS BELLA SUIZA Y GINEBRA, en adelante ARBSG está comprometida en asegurar la confidencialidad, integridad, libertad, veracidad, transparencia y disponibilidad de la información y bases de datos de sus asociados, proveedores, clientes, postulantes, empleados y demás interesados, garantizando disponibilidad de la infraestructura tecnológica para el tratamiento de los datos personales recolectados para fines legales, contractuales, y estatutarios, de acuerdo con la normatividad vigente, buscando asegurar la protección de los derechos de los titulares de los datos personales a los cuales les dé tratamiento. Así mismo, la ARBSG gestionará y desarrollará medidas que contengan condiciones de seguridad adecuadas para evitar la adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso fraudulento sobre la información.

La política de tratamiento de la Información se desarrolla en cumplimiento de los artículos 15 y 20 de la Constitución Política; de los artículos 17 literal k) y 18 literal f) de la Ley Estatutaria 1581 de 2012, por la cual se dictan disposiciones generales para la Protección de Datos Personales (LEPD); y del artículo 13 del Decreto Reglamentario 1377 de 2.013, y las demás normas que la complementan, modifican o adicione.

 

  1. DEFINICIONES

Establecidas en el artículo 3 de la Ley Estatutaria 1581 de 2012 y el artículo 3 del Decreto 1377 de 2013.

Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el tratamiento de datos personales.

Aviso de privacidad: Comunicación verbal o escrita generada por el responsable, dirigida al Titular para el tratamiento de sus datos personales, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de las políticas de tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del tratamiento que se pretende dar a los datos personales.

Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de tratamiento.

Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.

Dato público: Es el dato que no sea semiprivado, privado o sensible. Son considerados datos públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio y a su calidad de comerciante o de servidor público. Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales y sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva.

Datos sensibles: Se entiende por datos sensible aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual, y los datos biométricos.

Encargado del tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el tratamiento de datos personales por cuenta del responsable del tratamiento.

Responsable del tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el tratamiento de los datos.

Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de tratamiento.

Transferencia: La transferencia de datos tiene lugar cuando el responsable y/o encargado del tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia, envía la información o los datos personales a un receptor, que a su vez es responsable del tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.

Transmisión: Tratamiento de datos personales que implica la comunicación de los mismos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia cuando tenga por objeto la realización de un tratamiento por el encargado por cuenta del responsable.

Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.

  1. AUTORIZACIÓN DE LA POLÍTICA DE TRATAMIENTO

De acuerdo al artículo 9 de la Ley 1581 de 2012 para el tratamiento de datos personales se requiere la autorización previa e informada del Titular. Mediante la aceptación de la presente política, todo Titular que facilite información relativa a sus datos personales está consintiendo el tratamiento de sus datos por parte de la ARBSG en los términos y condiciones recogidos en la misma.

  • No será necesaria la autorización del Titular cuando se trate de:
  • Información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial.
  • Datos de naturaleza pública.
  • Casos de urgencia médica o sanitaria.
  • Tratamiento de información autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos. Datos relacionados con el Registro Civil de las personas.

 

  1. RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO

El responsable del tratamiento de las bases de datos objeto de esta política es:

ASOCIACIÓN DE RESIDENTES DE LOS BARRIOS BELLA SUIZA Y GINEBRA, cuyos datos de contacto son los siguientes:

Dirección: CR 7B 127C 05, BOGOTÁ D.C. Colombia

Correo electrónico: aso.bellasuizayginebra@gmail.com

 

  1. TRATAMIENTO Y FINALIDADES DE LAS BASES DE DATOS

La ARBSG, en el desarrollo de su actividad, lleva a cabo el tratamiento de datos personales relativos a personas naturales que están contenidos y son tratados en bases de datos destinadas a finalidades legítimas, cumpliendo con la Constitución y la Ley.

 

En tal sentido, para el ejercicio propio de su objeto social, la ARBSG deberá obtener la autorización de la recolección y uso de datos sea de manera física, electrónica o digital, de manera verbal o telefónica o en cualquier formato que permita posteriormente su custodia y reproducción.

  1. PRINCIPIOS

Las políticas que en este documento se adoptan están guiadas ante todo por los principios de la administración de datos, los cuales constituyen el marco general que será utilizado por la ARBSG en los procesos de acopio, uso y tratamiento de datos de los titulares de la información. Los principios rectores son los señalados en el artículo 4 de la Ley 1581 de 2018, a saber:

  1. a) PRINCIPIO DE LA LEGALIDAD: el tratamiento de datos es una actividad reglada que debe sujetarse a lo establecido en la ley y las demás disposiciones que la desarrollen.

 

  1. b) PRINCIPIO DE FINALIDAD: el tratamiento debe obedecer a una finalidad legítima de acuerdo con la Constitución y la Ley, la cual debe ser informada al titular.

 

En lo correspondiente a la recolección de datos personales, la ARBSG se limitará a aquellos datos que sean pertinentes y adecuados para la finalidad con la cual fueron recolectados o requeridos; sus áreas o departamentos deberán informar al titular el motivo por el cual se solicita la información y el uso específico que se le dará a la misma.

 

  1. c) PRINCIPIO DE LIBERTAD: el tratamiento solo puede ejercerse con el consentimiento previo, expreso, e informado del titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento.

 

  1. d) PRINCIPIO DE VERACIDAD O CALIDAD: la información sujeta a tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error.

 

  1. e) PRINCIPIO DE TRANSPARENCIA: en el tratamiento debe garantizarse el derecho del titular a obtener del responsable del tratamiento o del encargado del tratamiento, en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernan.

 

  1. f) PRINCIPIO DE ACCESO Y CIRCULACIÓN RESTRINGIDA: el tratamiento se sujeta a los límites que se derivan de la naturaleza de los datos personales, de las disposiciones de la ley y la Constitución. En este sentido, el tratamiento sólo podrá hacerse por personas autorizadas por el titular y/o por las personas previstas en la ley. Los datos personales, salvo la información pública, no podrán estar disponibles en internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido sólo a los titulares o terceros autorizados conforme a la ley.

 

  1. g) PRINCIPIO DE SEGURIDAD: la información sujeta a tratamiento por la ARBSG, se deberá manejar con las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

 

  1. h) PRINCIPIO DE CONFIDENCIALIDAD: ARBSG está obligada a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el tratamiento, pudiendo sólo realizar suministro o comunicación de datos personales cuando ello corresponda al desarrollo de las actividades autorizadas por la ley.

 

  1. FINALIDADES Y TRATAMIENTO AL CUAL SERÁN SOMETIDOS LOS DATOS PERSONALES

7.1 De manera general, para las siguientes finalidades:

  • Procesar y validar la información para proveer los servicios y/o productos adquiridos directamente o con la participación de terceros.
  • Promocionar y publicitar las actividades, productos y servicios de la ARBSG o cualquiera de sus aliados estratégicos.
  • Realizar transacciones comerciales.
  • Efectuar contacto directo con el Titular de los datos, para la oferta de productos o servicios de la ARBSG o cualquiera de sus aliados estratégicos.
  • Efectuar reportes con las distintas autoridades administrativas de control fiscal.
  • Fines administrativos internos y/o comerciales tales como: reportes contables, análisis estadísticos o facturación.
  • Transmisión y/o transferencia a terceros países de los datos suministrados, para la ejecución de las actividades relacionadas con los servicios y productos adquiridos. Su información personal podrá almacenarse y procesarse en cualquier país donde tengamos instalaciones o proveedores de servicios, sea que actúen como Encargados o Responsables de la información, y al usar nuestros Sitios web o darnos su consentimiento (donde lo exija la ley), usted autoriza el Transferir la información a países distintos de su país de residencia, los cuales podrán tener normas diferentes sobre la protección de datos, que las vigentes en su país
  • Registros contables, correspondencia, identificación de fraudes y prevención de lavado de activos y de otras actividades delictivas.
  • Transmisión de información y datos personales en procesos de auditorías.
  • Búsqueda e identificación de alianzas comerciales.

 

7.2 De manera particular con los afiliados, no afiliados, proveedores y contratistas de la ARBSG

En particular con sus clientes, el Tratamiento de los datos se realizará con la finalidad de establecer un canal de comunicación con el Titular, o hacer parte de los canales de comunicación de la ARBSG que sean empleados para el desarrollo de su objeto social a fin de informarle i) las novedades que con respecto a los productos y servicios ofrecidos puedan ocurrir (mailings), tales como cancelación de eventos, cambio de fechas, cambio de programación y eventos próximos; ii) conocer del Titular los hábitos de consumo, gustos y preferencias con el propósito de ofrecerle aquellos productos o servicios que se adecúen a éste; iii) remitir al Titular promociones, publicidad y cupones de descuentos de nuestros comercios afiliados, así como de aquellos productos de las empresas con las que tenemos relación corporativa; iv) elaborar estudios de mercadotecnia, segmentación de mercado y estadísticas; v) remitir Invitaciones al Titular de los Datos para participar en concursos, sorteos y actividades posteriormente diseñadas por la ARBSG y sus Aliados estratégicos; vi) en caso de requerirlo, transferir la información a terceros dentro o fuera de Colombia para seguir realizando algunas de las finalidades descritas y autorizadas en la presente política; vii) dar a conocer productos y servicios promovidos directamente por los Aliados estratégicos de la ARBSG que generen valores agregados para el titular; viii) Gestionar trámites (solicitudes, quejas, reclamos).

 

En particular con sus proveedores y contratistas, la ARBSG desempeñará el tratamiento de la información con los siguientes fines: i) gestionar las cuentas de cobro presentadas por los proveedores o los contratistas; ii) llevar un control de los aportes realizados al Sistema de Seguridad Social; iii) llevar a cabo evaluaciones y selección de proveedores potenciales; iv) cumplimiento de obligaciones fiscales y demás asuntos regulatorios con entidades públicas y o con funciones jurisdiccionales; v) control y pagos por los bienes y servicios recibidos; vi) proceso de control y registro contable de las obligaciones contraídas con los proveedores y los contratistas; vii) envío de ofertas económicas y realización de gestiones para las etapas precontractual, contractual y poscontractual; viii) las demás establecidas específicamente en las autorizaciones que sean otorgadas por los propios proveedores o contratistas.

 

7.3 En relación con el funcionamiento de la ARBSG

Talento Humano

El Tratamiento de los datos se realizará para la apertura de convocatorias y desarrollo de posteriores procesos de selección, vinculación, desempeño de funciones o prestación de servicios, retiro o terminación, independientemente del tipo de relación jurídica entablada con ASOCIACIÓN DE RESIDENTES DE LOS BARRIOS BELLA SUIZA Y GINEBRA (incluye, entre otros, funcionarios, exfuncionarios, practicantes, aspirantes a cargos).

Para fines de seguridad de las personas, de los bienes e instalaciones de la ARBSG también podrán ser utilizados como prueba en cualquier tipo de proceso independientemente de su forma de recolección (directamente, tomados de los documentos que suministran las personas al personal de seguridad u obtenidos de las videograbaciones que se realizan dentro o fuera de las instalaciones de la ARBSG

 

  1. DERECHOS DE LOS TITULARES

Los titulares de los datos de carácter personal contenidos en bases de datos que reposen en los sistemas de información de la ARBSG, tienen los derechos descritos en este acápite en cumplimiento de las garantías fundamentales consagradas en el Constitución Política y la Ley. El ejercicio de estos derechos será gratuito e ilimitado por parte del titular del dato personal, sin perjuicio de disposiciones legales que regulen el ejercicio de los mismos.

 

El ejercicio del Habeas Data, expresado en los siguientes derechos, constituye una potestad personalísima y serán ejercidos por el titular del dato de manera exclusiva, salvo las excepciones de ley.

 

Derecho de Acceso

Este derecho comprende la facultad del titular del dato de obtener toda la información respecto de sus propios datos personales, sean parciales o completos, del tratamiento aplicado a los mismos, de la finalidad del tratamiento, la ubicación de las bases de datos que contienen sus datos personales, y sobre las comunicaciones y/o cesiones realizadas respecto de ellos, sean éstas autorizadas o no.

 

Derecho de Actualización

Este derecho comprende la facultad del titular del dato de actualizar sus datos personales cuando éstos hayan tenido alguna variación.

 

Derecho de Rectificación

Este derecho comprende la facultad del titular del dato de solicitar la modificación de los datos que resulten ser inexactos, incompletos o inexistentes.

 

Derecho de Cancelación

Este derecho comprende la facultad del titular del dato de cancelar sus datos personales o suprimirlos cuando sean excesivos, no pertinentes, o el tratamiento sea contrario a las normas, salvo en aquellos casos contemplados como excepciones por la ley.

 

Derecho a la Revocatoria del Consentimiento

El titular de los datos personales tiene el derecho de revocar el consentimiento o la autorización que habilitaba a la ARBSG para un tratamiento con determinada finalidad, salvo en aquellos casos contemplados como excepciones por la ley y/o que sea necesario en un marco contractual específico.

 

Derecho de Oposición

Este derecho comprende la facultad del titular del dato de oponerse al tratamiento de sus datos personales, salvo los casos en que tal derecho no proceda por disposición legal o por vulnerar intereses generales superiores al interés particular. La ARBSG, con base en los legítimos derechos que argumente el titular del dato personal, hará un juicio de proporcionalidad o ponderación con el fin de determinar la Preeminencia o no del derecho particular del titular del dato sobre otros derechos.

 

Derecho a presentar Quejas y Reclamos o a ejercer Acciones

El titular del dato personal tiene derecho a presentar ante la ARBSG Consultas y Reclamos de conformidad con las leyes que los reglamentan y queja ante la Superintendencia de Industria y Comercio, o la entidad que fuera competente. La ARBSG dará respuesta a los requerimientos que realicen las autoridades competentes en relación con estos derechos de los titulares de los datos personales.

 

Derecho a otorgar Autorización para el tratamiento de datos

En desarrollo del principio del Consentimiento Informado, el titular del dato tiene derecho a otorgar su autorización, por cualquier medio que pueda ser objeto de consulta posterior, para tratar sus datos personales en ARBSG.

 

De manera excepcional, esta autorización no será requerida en los siguientes casos:

 

  • Cuando la información sea requerida o deba ser entregada a una entidad pública o administrativa en cumplimiento de sus funciones legales, o por orden judicial.
  • Cuando se trate de datos de naturaleza pública.
  • En casos de emergencia médica o sanitaria.
  • Cuando sea tratamiento de información autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos.
  • Cuando se trate de datos personales relacionados con el Registro Civil de las personas.
  • En estos casos, si bien no se requiere de la autorización del titular, si tendrán aplicación los demás principios y disposiciones legales sobre protección de datos personales.

 

  1. ATENCIÓN A LOS TITULARES DE DATOS

La ARBSG será la encargada de la atención de peticiones, consultas y reclamos ante el cual el Titular de los datos puede ejercer sus derechos, de acuerdo con lo establecido en esta política- .

Correo Electrónico: aso.bellasuizayginebra@gmail.com

  1. DATOS SENSIBLES

A menos que lo solicitemos o invitemos de manera específica, le pedimos que no nos envíe, y que no divulgue Datos personales sensibles. En los casos en los que podamos solicitar o invitarle a que proporcione información confidencial o sensible, lo haremos con su consentimiento expreso. El Titular tiene derecho a optar por no suministrar cualquier información sensible solicitada por la ARBSG, relacionada, entre otros, con datos sobre su origen racial o étnico, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales o de derechos humanos, convicciones políticas, religiosas, de la vida sexual, biométricos o datos de salud, salvo que se requieran para el ejercicio de funciones legales o cuando exista orden de autoridad administrativa o judicial.

  1. DATOS DE MENORES DE EDAD

Si usted es menor de edad, le solicitamos no proporcionar información o datos personales, pues la ARBSG, no recopila, ni trata información personal de menores de dieciocho (18) años.

  1. DEBERES DE LA ASOCIACIÓN DE RESIDENTES DE LOS BARRIOS BELLA SUIZA Y GINEBRA

La ARBSG tendrá los siguientes deberes en el tratamiento de la información personal:

  • Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data;
  • Solicitar y conservar, en las condiciones previstas en la normatividad aplicable, copia de la respectiva autorización otorgada por el Titular;
  • Informar debidamente al Titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada;
  • Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento;
  • Garantizar que la información que se suministre al Encargado del Tratamiento, o se transfiera a otro responsable, sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible;
  • Actualizar la información, comunicando de forma oportuna al Encargado del Tratamiento, todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada a este se mantenga actualizada;
  • Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente al Encargado del Tratamiento;
  • Suministrar al Encargado del Tratamiento, según el caso, únicamente datos cuyo Tratamiento esté previamente autorizado de conformidad con lo previsto en la citada ley;
  • Exigir al Encargado del Tratamiento en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del Titular;
  • Tramitar las consultas y solicitudes formuladas en los términos señalados en la ley;
  • Adoptar las políticas y procedimientos necesarios para garantizar el adecuado cumplimiento de la ley y en especial, para la atención de consultas y solicitudes;
  • Informar al Encargado del Tratamiento cuando determinada información se encuentra en discusión por parte del Titular, una vez se haya presentado la solicitud y no haya finalizado el trámite respectivo;
  • Informar a solicitud del Titular sobre el uso dado a sus datos;
  • Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares.
  • Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la autoridad competente.
  1. TRANSFERENCIA DE DATOS A TERCEROS PAÍSES

De acuerdo con el Título VIII de la Ley 1581 de 2012, se prohíbe la transferencia de datos personales a países que no proporcionen niveles adecuados de protección de datos. Se entiende que un país ofrece un nivel adecuado de protección de datos cuando cumpla con los estándares fijados por la Superintendencia de Industria y Comercio sobre la materia, los cuales en ningún caso podrán ser inferiores a los que la presente ley exige a sus destinatarios. Esta prohibición no regirá cuando se trate de:

  • Información respecto de la cual el Titular haya otorgado su autorización expresa e inequívoca para la transferencia.
  • Intercambio de datos de carácter médico, cuando así lo exija el tratamiento del Titular por razones de salud o higiene pública.
  • Transferencias bancarias o bursátiles, conforme a la legislación que les resulte aplicable.
  • Transferencias acordadas en el marco de tratados internacionales en los cuales la República de Colombia sea parte, con fundamento en el principio de reciprocidad.
  • Transferencias necesarias para la ejecución de un contrato entre el Titular y el responsable del tratamiento, o para la ejecución de medidas precontractuales siempre y cuando se cuente con la autorización del Titular.
  • Transferencias legalmente exigidas para la salvaguardia del interés público, o para el reconocimiento, ejercicio o defensa de un derecho en un proceso judicial.

En los casos no contemplados como excepción, corresponderá a la Superintendencia de Industria y Comercio proferir la declaración de conformidad relativa a la transferencia internacional de datos personales. El Superintendente está facultado para requerir información y adelantar las diligencias tendentes a establecer el cumplimiento de los presupuestos que requiere la viabilidad de la operación.

Las transmisiones internacionales de datos personales que se efectúen entre un responsable y un encargado para permitir que el encargado realice el tratamiento por cuenta del responsable, no requerirán ser informadas al Titular ni contar con su consentimiento, siempre que exista un contrato de transmisión de datos personales.

  1. VIGENCIA

Las bases de datos responsabilidad de la ARBSG, serán objeto de tratamiento durante el tiempo que sea razonable y necesario para la finalidad para la cual son recabados los datos. Una vez cumplida la finalidad o finalidades del tratamiento, y sin perjuicio de normas legales que dispongan lo contrario. La ARBSG, procederá a la supresión de los datos personales en su posesión salvo que exista una obligación legal o contractual que requiera su conservación. Por todo ello, dicha base de datos ha sido creada sin un periodo de vigencia definido.

La presente política entra en vigencia a partir de su expedición y se actualizará cada vez que sea necesario.

 

Fecha de expedición: 25 de mayo de 2021

Última actualización: 27 de mayo de 2021